مدیریت زمان با برنامه پیشنهادی پروماگ ؛ اولویت بندی کارهای روزانه

برای مدیریت زمان لازم است تصویر مناسبی از کارهای روزانه خود داشته باشید. اگر تصمیم به مدیریت زمان گرفته اید، همین الان دست به کار شوید و کارهای روزانه تان را فهرست کنید. تمام کارهایی که در یک روز باید انجام دهید و یا تمایل دارید انجام دهید را در فهرست خود ذکر کنید. سعی کنید فهرستی که تهیه می کنید، منطقی باشد و آنقدر کار در فهرست جای ندهید که به طور منطقی قادر به انجام آن نباشید و باعث بی انگیزگی شما شود.

اولویت بندی کارها:

کارهای روزانه بعد از فهرست شدن باید اولویت بندی شوند و نسبت به درجه اهمیت و فوریتشان دسته بندی شوند.  برای این کار از روش حروف الفبا شروع می کنیم.

در این روش بعد از فهرست نگاری، با علامت گذاری هر یک از حروف الفبا در مقابل هر فعالیت، کارها سازماندهی می شوند:

• فهرست الف:

کارهای دسته بندی شده در فهرست الف، کارهایی بسیار ضروری اند که انجام ندادنشان شما را متوجه پیامد های جدی و مهمی خواهد کرد. فعالیت هایی در این فهرست جای خواهند گرفت که حتما باید انجام شوند و نمی توانید آن ها را با کارهای دیگر جایگزین کنید. اگر در طی روز چند کار ضروری دارید آن ها را با نام های الف₁  و الف₂  و الف₃  و …. دسته بندی کنید. کارهای فهرست الف را از همان ترتیب 1 و 2 و 3 انجام دهید. همیشه کار الف₁ ، اولویت اول شما برای انجام خواهد بود.

در نظر داشته باشید تمام کارهای فهرست الف، فوریت دارند و تا انجام ندادن همه ی آن ها، نمی توانید به کارهای گروه بعدی رسیدگی کنید.

• فهرست ب:

کارهایی در فهرست گروه ب قرار می گیرند که، انجام دادن یا عدم انجام آن، پیامد های ملایم تری برایتان به همراه خواهد داشت. کارهای فهرست ب، اگر چه مهم و ضروری اند اما نسبت به فهرست الف، از درجه اهمیت کمتری برخوردارند بنابراین تا زمانی که کارهای گروه الف به اتمام نرسیده است، اجازه انجام کارهای فهرست ب را نخواهیم داشت.

از آنجا که کارهای فهرست ب فوریت اجرا و حساسیت کمتری دارند، در صورت امکان می توان انجام آن ها را به دوست، همکار یا همسرتان بسپارید! البته در صورتی که مطمئن هستید شخص مورد نظر، توانایی انجام آن را دارد.

• فهرست ج:

کارهای فهرست ج، فعالیت هایی هستند که انجام شان خوب و مفید است اما ضرورت انجام آن در حد فهرست الف و ب نیست. انجام یا عدم انجام کارهای فهرست ج ، پیامدهای چندانی به همراه نخواهد داشت. کارهایی از قبیل: خواندن کتاب، صرف شام بیرون از منزل، پاسخ دادن به ایمیل های دوستان، چک کردن شبکه های اجتماعی و کارهایی ازین دست در این گروه قرار می گیرند.

• فهرست د:

کارهای این گروه کارهای بی اهمیتی هستند که انجام دادن یا ندادنشان اصلا حائز اهمیت نیست. مثل تماشای تلویزیون یا دیدن یک مسابقه ورزشی. شما تنها در صورتی می توانید کارهای کارهای فهرست د را انجام دهید که تمام کارهای فهرست الف، ب و ج را انجام داده باشید. در صورتی که کارهای فهرست های بالاتر انجام نشده، کارهای د را به طور کامل حذف کنید.

در ادامه می توانید فهرست خود را بیشتر کنید  و دسته بندی های بیشتری را در آن جا دهید. در نظر داشته باشید اولویت و فوریت انجام هر کار، برای هر انسانی متفاوت خواهد بود. به عنوان مثال اگر شما یک خبرنگار یا روزنامه نگار حوزه ورزش هستید، قطعا دیدن یک مسابقه فوتبال، در فهرست الف برایتان جای خواهد گرفت.

کارهایی که می توانید را به دیگران بسپارید:

قبل از انجام هر کاری از خود بپرسید که آیا فرد دیگری به جز شما، قادر به انجام این کار هست یا خیر؟ اگر شخص دیگری به جز شما می تواند کار مورد نظر شما را انجام دهد، انجام کار را به او محول کنید تا زمان کافی برای کارهایی که حتما باید خودتان انجام دهید و تنها در تخصص شماست، داشته باشید.

البته منظور ما اصلا این نیست که کارهای خود را به دیگران محول کنید و خودتان استراحت کنید یا به تفریح بپردازید!!!

کارهایتان را تا حد امکان حذف کنید:

اولویت بندی کارهای روزانه، اصل مهمی در مدیریت زمان محسوب می شود. ممکن است کارهای بسیاری در فهرست شما قرار بگیرد که بتوانید آن ها را حذف کنید و زمان اضافه را به کارهای مهم تری اختصاص دهید. کارهای زیادی هستند که انجام آن ها برای ما جذابیت دارند و با حذف شان، نه تنها ضرری متحمل نخواهیم شد، بلکه سود بسیاری هم عایدمان می شود. مانند سرک کشیدن های گاه و بی گاه در شبکه های اجتماعی که در بعضی افراد بیش از یکی دو ساعت زمان می گیرید.

محتوای زیر را بخوانید:

تمرین افزایش تمرکز را با روش های پیشنهادی پروماگ تجربه کنید….

اولویت بندی کارهای کودکان و پیشنهادات آموزشی پروماگ برای کودکان شما….

مدیریت وقت با ۷ تمرین عالی و موثر

سخن آخر:

مدیریت زمان شما را به سمت موفقیت سوق خواهد داد. بدون برنامه ریزی و زمان بندی از انجام کارهای مهم و ضروری باز خواهید ماند. با زمان بندی می توانید زمان اضافی برای فعالیت های جانبی مفید مانند یادگیری هنر، زبان های خارجی، موسیقی و …. ذخیره کنید.

به شما پیشنهاد می دهیم، دفتری برای فهرست کارهای هفتگی و ماهانه خود تهیه کنید و هر روز کارهایتان را طبق روش گفته شده، در آن اولویت بندی کرده و کارهای قرار گرفته در گروه های پایین را به طور کامل حذف کنید.

ازین که مجله ی آنلاین پروماگ را انتخاب کردید از شما سپاسگزاریم و امیدواریم این محتوا را در بخش آموزش پسندیده باشید. لطفا نظرات خود را راجع به این مقاله برای ما بنویسید.

• در این محتوا از کتاب مدیریت زمان، نوشته برایان تریسی، برداشت آزاد شده است.